Jak pisać o KSeF na stronie biura rachunkowego

Czego klienci szukają w informacji o KSeF

Przedsiębiorca, który szuka biura albo chce zmienić księgową, pyta o KSeF. Jeśli Twoja strona o nim milczy, może uznać, że biuro nie jest przygotowane. Krótka, rzeczowa informacja pokazuje, że znasz temat i masz go poukładanego.

Strona biura nie zastąpi jednak porady. Piszesz po to, żeby klient wiedział, czego się spodziewać, i przyszedł do Ciebie z konkretnym pytaniem.

Ułóż tekst według pytań, które słyszysz w rozmowach. Zwykle wracają te same:

• czy KSeF dotyczy mojej firmy i od kiedy,
• czy muszę zmienić sposób wystawiania faktur,
• jak teraz przekazywać dokumenty do biura,
• czy biuro pomoże mi się przygotować i czy to kosztuje dodatkowo,
• co grozi za błędy.

Każde z tych pytań może być osobnym nagłówkiem. Przedsiębiorca przegląda tekst i od razu trafia na swoją sprawę.

Terminy, które możesz podać

Krajowy System e-Faktur wchodził etapami. Na stronie wystarczą najważniejsze daty:

• 1 lutego 2026 r. Obowiązek dla największych firm, czyli tych, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 r. Obowiązek dla pozostałych firm.
• Do końca 2026 r. Mikroprzedsiębiorcy ze sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie mogą nie wystawiać e-faktur w KSeF.
• 1 stycznia 2027 r. Koniec okresu bez kar. Przez cały 2026 r. nie ma kar za błędy i nieprzystąpienie do KSeF, a od 1 stycznia 2027 r. kary obowiązują (art. 106ni ustawy o VAT).

Dla Twoich klientów najważniejsza jest teraz data 1 stycznia 2027 r. Dotyczy dwóch grup: wszystkich, którzy korzystali z okresu bez kar, oraz mikrofirm, które dotąd mogły wystawiać faktury poza KSeF. Wyjaśnij to w jednym akapicie i zaproponuj rozmowę przed końcem roku.

Przed publikacją tych dat na własnej stronie sprawdź aktualny komunikat Ministerstwa Finansów na ksef.podatki.gov.pl.

Krótka podstrona czy artykuł

Masz dwie drogi i obie mają sens.

Podstrona o KSeF

Tu umieść to, co się nie zmienia: jak biuro pracuje z e-fakturami, jak klient przekazuje dokumenty i z kim ma się kontaktować. Podlinkuj ją z podstron usług, żeby przedsiębiorca trafił na nią przy czytaniu oferty.

Artykuł w poradniku

Tu umieść terminy i zmiany. Artykuł ma datę, więc czytelnik widzi, z kiedy pochodzi informacja. Łatwiej go też zaktualizować bez przebudowy całej strony.

Najlepiej działa połączenie: stała podstrona i datowany artykuł, które odsyłają do siebie nawzajem. W pakiecie Strona każda usługa ma osobną podstronę, a jeśli strona już działa, kolejną podstronę dodam po publikacji za 300 zł netto. Szczegóły znajdziesz w cenniku.

Język bez straszenia

Łatwo zacząć tekst o KSeF od kar. Taki początek budzi niepokój, ale nie mówi klientowi, co ma zrobić. Pisz tak, jak rozmawiasz z klientem przy biurku.

• Zamiast „Uwaga, od 2027 r. grożą kary” napisz: „Do końca 2026 r. nie ma kar za błędy w KSeF. Wykorzystajmy ten czas, żeby sprawdzić, jak wystawiasz faktury”.
• Rozwiń skrót przy pierwszym użyciu. Nie każdy przedsiębiorca wie, że KSeF to Krajowy System e-Faktur.
• Pisz o tym, co klient ma zrobić, a nie o tym, co mu grozi.
• Nie obiecuj, że nic się nie zmieni. Napisz, co dokładnie się zmienia i kto się tym zajmuje.

Jeśli jesteś doradcą podatkowym, pamiętaj, że informacja o Twoich usługach ma być obiektywna, rzetelna i wyważona, bez obiecywania skuteczności. Piszę o tym szerzej przy stronach dla doradców podatkowych.

Jak KSeF zmienia przekazywanie dokumentów

To część, której klienci najbardziej potrzebują, bo dotyczy ich codziennej pracy. Opisz Wasz obieg dokumentów krok po kroku. Odpowiedz na stronie na kilka pytań:

1. Czy biuro ma dostęp do faktur klienta w KSeF i na jakiej podstawie, na przykład pełnomocnictwa.
2. Jakie dokumenty klient nadal przesyła sam, na przykład paragony, umowy albo dokumenty kosztowe spoza KSeF.
3. W jaki sposób i do którego dnia miesiąca je przekazuje.
4. Do kogo pisze, gdy faktura się nie zgadza.

Nawet prosty schemat w czterech krokach oszczędza Ci wielu telefonów w trakcie miesiąca.

Aktualizuj treść

Tekst o KSeF starzeje się szybciej niż reszta strony. Dodaj na górze datę ostatniej aktualizacji. Przejrzyj go co najmniej przed 1 stycznia 2027 r., bo wtedy kończy się okres bez kar i wyjątek dla mikrofirm. Zdanie o tym, że do końca 2026 r. nie ma kar, trzeba będzie wtedy zmienić.

Jeśli nie chcesz pilnować tego samodzielnie, możesz wybrać opiekę strony za 99 zł miesięcznie przy umowie na 12 miesięcy. Wtedy takie zmiany wprowadzam ja.

Podsumowanie: KSeF na stronie w pięciu krokach

• Ułóż tekst według pytań klientów.
• Podaj tylko sprawdzone daty i przed publikacją porównaj je z komunikatem Ministerstwa Finansów.
• Rozdziel stałą podstronę i datowany artykuł.
• Pisz spokojnie i opisz, co klient ma zrobić.
• Opisz przekazywanie dokumentów i aktualizuj tekst przed 1 stycznia 2027 r.

Jeśli chcesz, żeby informacja o KSeF na Twojej stronie była jasna dla klientów i nie zajęła Ci całego wieczoru, umów bezpłatną rozmowę. W 20 minut ustalimy, gdzie na stronie umieścić KSeF i jak o nim napisać.