Formularz wyceny księgowości na stronie: jakie pola dodać

Po co biuru formularz wyceny

Przedsiębiorca, który szuka biura, zwykle porównuje kilka ofert naraz. Wpisuje „biuro rachunkowe + miasto”, otwiera kilka stron i sprawdza, gdzie najszybciej dowie się, ile zapłaci. Sam numer telefonu wymaga od niego rozmowy w Twoich godzinach pracy. Formularz pozwala mu zapytać wieczorem, kiedy skończy własną pracę.

Dla Ciebie formularz ma drugą zaletę. Zamiast ogólnego pytania o cenę księgowości dostajesz zapytanie z danymi, na podstawie których możesz policzyć kwotę. Oszczędzasz jedną wymianę wiadomości i jeden telefon. W sezonie rozliczeń rocznych to ma znaczenie.

Krótko czy długo

Każde dodatkowe pole to kolejny moment, w którym ktoś może przerwać wypełnianie. Zbyt krótki formularz zmusza Cię z kolei do dopytywania. Rozsądny środek to pytania, bez których nie podasz nawet orientacyjnej ceny. Wszystko inne zostaw na rozmowę.

Dobrze sprawdza się podział na dwa kroki. W pierwszym przedsiębiorca wybiera odpowiedzi z gotowych list. W drugim zostawia dane kontaktowe. Kliknięcie kilku opcji idzie szybko, a gdy dochodzi do kontaktu, ma już za sobą większość pracy.

Jakie pola dodać

Pola obowiązkowe

• Forma działalności: JDG, spółka cywilna, spółka z o.o., inna. Najlepiej jako przyciski wyboru albo lista rozwijana.
• Forma opodatkowania i rodzaj ewidencji: ryczałt, KPiR, pełna księgowość. Dodaj opcję „nie wiem”, bo osoba, która dopiero zakłada firmę, często jeszcze tego nie wybrała.
• VAT: tak lub nie.
• Liczba dokumentów miesięcznie: przedziały zamiast pustego pola. Przykład formatu: do 20, od 21 do 50, od 51 do 100, powyżej 100. Przedziały dopasuj do własnego cennika.
• Liczba pracowników: z opcją „nie zatrudniam”, żeby od razu wiedzieć, czy chodzi też o kadry i płace.
• Kontakt: imię oraz e-mail lub telefon.

Pola opcjonalne

• Wiadomość, w której przedsiębiorca opisze coś nietypowego, na przykład sprzedaż w sklepie internetowym albo zmianę biura w trakcie roku.
• Preferowana forma kontaktu i pora na telefon.
• Planowany termin rozpoczęcia współpracy.

Nie pytaj na tym etapie o NIP, adres firmy ani skany dokumentów. Te dane będą potrzebne przy umowie. W formularzu wyceny tylko zniechęcają.

Pisz językiem przedsiębiorcy

Ty myślisz kategoriami ewidencji, deklaracji i JPK. Przedsiębiorca często zna tylko swoją sytuację: ma działalność, wystawia faktury, zatrudnia dwie osoby. Etykiety pól powinny brać to pod uwagę.

• Zamiast „Rodzaj ewidencji” napisz „Jak rozliczasz podatek” i dodaj pod spodem krótką podpowiedź.
• Zamiast „Wolumen dokumentów” napisz „Ile faktur i rachunków masz w miesiącu, sprzedaż i koszty razem”.
• Przy każdym pytaniu, na które ktoś może nie znać odpowiedzi, daj opcję „nie wiem”. Lepiej dostać niepełne zapytanie niż żadne.

RODO i zgoda

Formularz zbiera dane osobowe. Pod nim umieść krótką informację o tym, kto przetwarza dane i w jakim celu, oraz link do polityki prywatności. Treść klauzuli i decyzję, czy potrzebujesz osobnej zgody, ustal z osobą, która w Twoim biurze odpowiada za ochronę danych. Ja przygotowuję w projekcie miejsce i układ, a treść prawna należy do Ciebie.

Zbieraj tylko to, czego potrzebujesz do wyceny. Mniej pól oznacza szybsze wypełnianie i mniej danych do pilnowania.

Co dzieje się po wysłaniu

Dla przedsiębiorcy formularz kończy się w chwili kliknięcia „Wyślij”. Dla Ciebie dopiero wtedy zaczyna się praca.

1. Strona z podziękowaniem. Powinna mówić, co dalej: kiedy się odezwiesz i w jakiej formie.
2. Automatyczny e-mail z kopią odpowiedzi. Przedsiębiorca ma wtedy u siebie to, co wpisał, i Twój adres do odpowiedzi.
3. Odpowiedź w ciągu jednego dnia roboczego. Jeśli w sezonie nie zdążysz przygotować pełnej wyceny, napisz chociaż, że zapytanie dotarło i kiedy wrócisz z ceną.
4. Wycena oparta na danych z formularza. Odwołaj się do tego, co przedsiębiorca zaznaczył. Widzi wtedy, że ktoś przeczytał jego zapytanie.

Formularz dobrze współpracuje z cennikiem. Gdy pokazujesz ceny „od”, formularz pozwala doprecyzować kwotę dla konkretnej firmy. Więcej o tym piszę w artykule o tym, czy pokazywać cennik usług księgowych na stronie.

Podsumowanie: dobry formularz w pięciu punktach

• Pytaj tylko o to, czego potrzebujesz do ceny: forma działalności, ewidencja, VAT, dokumenty, pracownicy, kontakt.
• Używaj list wyboru i przedziałów zamiast pustych pól.
• Pisz etykiety językiem przedsiębiorcy i dodawaj opcję „nie wiem”.
• Pod formularzem umieść informację o przetwarzaniu danych.
• Odpowiadaj w ciągu jednego dnia roboczego i nawiązuj do tego, co klient wpisał.

Formularz jest już w najprostszym pakiecie Start za 1 500 zł netto, a w pełnej stronie dla biura rachunkowego dochodzi do niego cennik i osobne podstrony usług. Jeśli chcesz sprawdzić, jak taki formularz mógłby wyglądać u Ciebie, umów bezpłatną rozmowę. W 20 minut przejrzymy Twoją obecną stronę i ustalimy, o co warto pytać Twoich przyszłych klientów.